Un proverb japonez spune că: „Atunci când planifici nu acționezi și atunci când acționezi nu planifici”.

În acest articol analizăm planificarea unui eveniment hibrid, care pe cât de simplă pare la prima vedere, poate să aducă multe surprize neplăcute, dacă planificarea nu a fost realizată corespunzător. Haideți să vedem care sunt pașii planificării unui eveniment hibrid:

1. În primul rând stabilește obiectivul evenimentului tău. Ce dorești să obții de pe urma acestui eveniment? Vânzări, vizibilitate, recompensarea angajaților?
2. Identifică audiența evenimentului tău. Unde este localizată și cum poți să construiești agenda evenimentului, astfel încât să răspundă cât mai bine la nevoile lor. De asemenea, estimează numărul de invitați care va participa la eveniment, atât fizic cât și online. În situația în care audiența ta se află și peste hotare, ia în considerare traducerea evenimentului pentru publicul tău vorbitor de limbă străină. Este important de știut că poți afla nevoile și dorințele participanților, încă din timpul procesului de înregistrare.
3. Stabilește bugetul total al evenimentului și apoi alocă suma de bani destinată evenimentului fizic și suma de bani pentru evenimentul virtual. Ia în considerare costurile pentru evenimentul clasic: chiria sălii sau a studioului, MC-ul, speakerii, catering-ul, costurile cu măsurile de siguranță necesare (poate chiar prezența unei ambulanțe la locație). De asemenea ține cont de costurile pentru evenimentul virtual: platforma evenimentului, echipamentele necesare pentru transmisiunea audio-video, costurile cu personalul necesar.
4. Construiește-ți echipa necesară. Un eveniment hibrid poate fi considerat un eveniment 2 în 1. Astfel vei avea nevoie de o echipă care se va ocupa de evenimentul fizic și o altă echipă care se va asigura că totul funcționează cum trebuie în mediul online.
5. Construiește agenda pentru evenimentul fizic și cea pentru evenimentul online. Agenda poate fi identică sau poate să difere. De exemplu, în timpul pauzelor evenimentului fizic, pot exista materiale preînregistrate pentru publicul din mediul virtual. De asemenea stabilește metodele prin care publicul se înregistrează la eveniment.
6. Stabilește metodele de raportare follow-up și măsurare a performanței evenimentului. Ceea ce nu poți să măsori, nu poți să îmbunătățești, astfel ia în considerare ca după terminarea evenimentului să ai la dispoziție cât mai multe date utile (număr de participanți, timpul mediu petrecut în platforma evenimentului, feedback și conversii).

Nu uita, un eveniment de succes înseamnă o planificare bună și o echipă dedicată!